Die Gästeliste für eure Hochzeit erstellen
Eure Gästeliste ist die erste Entscheidung, die den Rest eurer Hochzeit bestimmt: wie groß eure Location sein muss, was eure Feier kostet und wie viele Stühle, Gedecke und Einladungen ihr braucht. Trotzdem fängt fast jedes Paar gleich an: mit einer chaotischen Liste im Kopf, ein paar losen Notizen und der Frage „Wie viele werden es eigentlich?“. Auf dieser Seite machen wir daraus einen ruhigen Schritt-für-Schritt-Plan: vom ersten breiten Brainstorming bis zur fertigen Liste mit Tages- und Abendgästen, klaren Regeln für Begleitungen und Kinder und einem kostenlosen Zähler, der eure Gesamtzahl live addiert und euch pro Gruppe zeigt, welche Angaben ihr später von allen braucht. Und das endlose Nachhalten, wer kommt? Das müsst ihr bald nicht einmal mehr selbst erledigen.
Tragt eine grobe Schätzung ein. Anpassen könnt ihr jederzeit. Der Zähler rechnet live mit, ohne Konto oder E-Mail-Adresse.
Eure Gästeliste
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Gäste insgesamt
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Tagesgäste
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Abendgäste
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Kinder
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Begleitungen
Diese Angaben braucht ihr später
Tragt oben eure Zahlen ein. Für jede Gruppe seht ihr hier sofort, welche Angaben ihr von allen sammeln müsst.
All diese Angaben lasst ihr eure Gäste selbst auf eurer Hochzeitswebsite eintragen. Eure Übersicht füllt sich von allein, ohne Tabelle und ohne Hinterhertelefonieren.
Vom ersten Brainstorming zur fertigen Liste: der Schritt-für-Schritt-Plan
Der größte Fehler bei einer Gästeliste ist, zu früh mit dem Streichen anzufangen. Ihr legt begeistert los, seht die Zahl steigen, erschreckt und werft sofort Leute runter, obwohl ihr noch gar nicht wisst, wie viele eigentlich zu eurem Budget und eurer Location passen. Dreht es um: erst alles aufschreiben, dann entscheiden. In fünf Schritten kommt ihr von einer groben Sammlung zu einer fertigen Liste, die aufgeht.
Führt die ganze Liste dabei an einem zentralen Ort: nicht im Kopf, nicht verteilt auf Nachrichten und Zettel. Eine einzige Quelle verhindert doppelte Einträge, vergessene Namen und das ewige „Hatten wir Onkel Klaus schon draufgesetzt?“.
- Schritt 1: Alles aufschreiben (das Brainstorming). Schreibt gemeinsam alle auf, die euch auch nur kurz einfallen, ohne zu filtern: beide Familien, eure Freundeskreise, Kollegen, alte Studienfreunde, Nachbarn und die Partner all dieser Leute. Macht das erst jeder für sich und führt es dann zusammen: So vergesst ihr niemanden und seht sofort, wo sich eure Listen unterscheiden.
- Schritt 2: In Kreise einteilen. Schreibt hinter jeden Namen ein A, B oder C: A ist der Kern, der auf jeden Fall dabei ist (engste Familie, beste Freunde), B ist „sehr gern“, C ist „wenn Platz ist“. Diese Kreise sind später Gold wert: Ihr verschiebt ganze Gruppen auf einmal, statt euch bei jeder einzelnen Person den Kopf zu zerbrechen.
- Schritt 3: Die Obergrenze festlegen. Erst jetzt schaut ihr auf das Maximum: Was passt zu eurem Budget (rechnet mit etwa 125 € pro Tagesgast und 35 € pro Abendgast, nach niederländischen Richtwerten) und was schafft eure Location? Diese Zahl ist eure Obergrenze. Rechnet euer Budget mit dem Hochzeitsbudget-Rechner durch; mit dem Zähler oben auf dieser Seite behaltet ihr dabei eure eigenen Zahlen im Blick.
- Schritt 4: Kürzen und verschieben. Ihr liegt über eurer Obergrenze? Verschiebt den C-Kreis auf den Abend, statt zu streichen, und nutzt zwei ehrliche Tests: „Hatten wir im letzten Jahr wirklich Kontakt?“ und „Würden wir diese Person zu uns nach Hause zum Essen einladen?“. Zweimal Nein heißt meistens: Abendgast oder runter von der Liste.
- Schritt 5: Festlegen und Angaben sammeln. Teilt die Liste in Tages- und Abendgäste und sammelt pro Gast die Angaben, die ihr braucht: Adresse oder E-Mail, Essenswünsche, mit oder ohne Begleitung, ob jemand übernachtet. Dieser letzte Teil ist traditionell der größte Aufwand: Angaben sammeln und nachhalten, wer kommt. Genau da hilft euch eine Hochzeitswebsite aus der Patsche.
Tages- und Abendgäste: in Gruppen denken, nicht in einzelnen Namen
Auf einer niederländischen Hochzeit ladet man Gäste nicht für „den ganzen Tag“ ein, sondern für einen bestimmten Teil. Diese Unterscheidung ist der wichtigste Hebel für euer ganzes Budget, denn jede Gruppe kostet etwas ganz anderes:
Eine übliche Aufteilung sind 60 % Tagesgäste und 40 % Abendgäste. Bei knappem Budget sieht man öfter 50/50, mit einem kleineren Dinner und einer größeren Feier. Bei großzügigem Budget kann es Richtung 70/30 gehen. Das Schöne: Mit diesen Gruppen steuert ihr, ohne jemanden streichen zu müssen. Wer vom Tag auf den Abend wechselt, spart euch schnell 90 € pro Person, und niemand fühlt sich ausgeschlossen.
Denkt deshalb in Gruppen, nicht in einzelnen Namen. „Alle Kollegen zum Abend“ fühlt sich fairer an und lässt sich leichter durchhalten, als bei jedem Kollegen einzeln zu entscheiden. Und es macht wirklich etwas aus: Zehn Leute vom Tag auf den Abend zu verschieben, nimmt schnell 900 € von eurer Rechnung, ohne dass eure Feier anders aussieht.
- Tagesgäste sind von Anfang bis Ende dabei: Trauung, Sektempfang, Dinner und Feier. Das ist euer kleinster, liebster Kreis: engste Familie und beste Freunde. Mit 100 bis 150 € pro Person (Essen, Getränke, der ganze Tag) ist das auch eure teuerste Gruppe.
- Abendgäste kommen gegen 20 oder 21 Uhr zur Feier dazu. Der weitere Kreis: Kollegen, Bekannte, Freunde von früher. Sie kosten 25 bis 40 € pro Person für Getränke, Snacks und ein Stück Torte.
- Empfangsgäste kommen nur für einen Moment vorbei, den Sektempfang oder das Anschneiden der Torte, und kosten etwa 12,50 €. Praktisch, wenn ihr einen großen Kreis sehen wollt, ohne euer Tagesbudget zu sprengen.
Rechnet eure Gästeliste live mit dem kostenlosen Zähler durch
Ihr wollt sofort sehen, wo ihr steht? Tragt eure Schätzung in den Zähler auf dieser Seite ein: wie viele Tagesgäste, Abendgäste, Kinder und Begleitungen ihr erwartet. Der Gästelisten-Zähler addiert eure Gesamtzahl live, sauber aufgeteilt nach Gruppen. Ihr seht auf einen Blick, wie groß eure Hochzeit wird, und pro Gruppe, welche Angaben ihr später von allen braucht. Kein Konto, keine E-Mail-Adresse: Alles wird direkt auf eurem Bildschirm berechnet.
Ihr wollt aus dieser Gästezahl gleich einen Betrag machen? Rechnet eure Zahlen mit dem Hochzeitsbudget-Rechner durch, der dieselben niederländischen Richtwerte als Ausgangspunkt nutzt und daraus ein komplettes Budget pro Kostenpunkt macht.
Begleitungen und Kinder: die Regeln, über die am meisten diskutiert wird
Kein Thema sorgt für so viel Wirbel wie die Begleitung, im Englischen gern „Plus-one“ genannt. Der Schlüssel ist eine klare Regel, die ihr konsequent anwendet, damit niemand das Gefühl bekommt, mit zweierlei Maß gemessen zu werden. Die häufigsten Regeln:
Kommuniziert diese Regel über die Einladung, nicht über Flurfunk. Schreibt die Namen derer drauf, die ihr einladet: „Für [Namen]“ oder „Für [Namen] mit Partner“. Auf der Einladung macht ihr es konkret, zum Beispiel: „Hallo [Namen], wir heiraten am [Datum] in [Location] in [Stadt] und würden uns riesig freuen, wenn du und dein Partner dabei seid.“ So steht sofort fest, wen ihr einladet und ob eine Begleitung dazugehört. Auf einer Hochzeitswebsite stellt ihr das pro Gast ein: Die eine bekommt einen Platz für eine Begleitung, der andere nicht.
Für Kinder gilt dasselbe Prinzip: Legt eine Linie fest und seid klar darin. Beliebt sind eine Hochzeit ganz ohne Kinder, nur die Kinder aus der engsten Familie oder bewusst kinderfreundlich mit Betreuung und einer eigenen Ecke. Was ihr auch wählt, kommuniziert es früh, denn Eltern müssen eine Betreuung organisieren können, und nichts ist unangenehmer als ein Gast, der mit Kind vor der Tür steht, obwohl ihr eine Feier ohne Kinder geplant hattet.
Und vergesst nicht, dass Kinder mitzählen. Sie brauchen einen Stuhl, oft ein Kindermenü (meist günstiger, aber nicht kostenlos) und manchmal einen Hochstuhl oder eine Betreuung. Bei der Kapazität eurer Location und den Gedecken zählt ihr sie einfach mit. Notiert bei jedem Kind das Alter: Davon hängt ab, ob ihr einen Hochstuhl, ein Kindermenü oder einfach einen Teller aus der Küche für die Erwachsenen braucht.
- Verheiratet, verlobt oder zusammenlebend: Die Partnerin oder der Partner ist immer willkommen, auch wenn ihr sie oder ihn (noch) nicht kennt.
- Feste Beziehung ab einer bestimmten Dauer, zum Beispiel einem halben oder ganzen Jahr: Die Partnerin oder der Partner darf mitkommen.
- Teil des Freundeskreises: Wenn die Partnerin oder der Partner selbst auch befreundet ist, gehört sie oder er einfach dazu.
- Single ohne Verbindung zu den übrigen Gästen: meistens keine offene Begleitung, gerade weil eine unbekannte Begleitung eure Zahlen und Kosten unberechenbar macht.
Wie viele Gäste passen zu eurem Budget und eurer Location?
„Wie viele Gäste sollen wir einladen?“ sind eigentlich zwei Fragen: Wie viele passen zu eurem Budget, und wie viele passen in eure Location? Zur Orientierung: Viele niederländische Hochzeiten haben etwa 80 bis 100 Gäste, während eine kleine Micro-Wedding unter 30 bleibt. Und immer mehr Paare entscheiden sich bewusst für kleiner: weniger Gäste bedeutet mehr Aufmerksamkeit und Platz pro Person.
Rechnet das Budget von hinten nach vorn. Die Faustregel: (Zahl der Tagesgäste × 125 €) + (Zahl der Abendgäste × 35 €) ist ungefähr das, was eure Gäste an Essen, Getränken und Feier kosten. 80 Tagesgäste und 40 Abendgäste ergeben so rund 11.400 € an gästeabhängigen Kosten, oft der größere Teil eures Gesamtbudgets. Wollt ihr steuern, dreht ihr an der Zahl der Tagesgäste: Das ist der Hebel mit der größten Wirkung.
Die Location setzt die harte Obergrenze. Fragt jede Location immer nach zwei Zahlen: Wie viele Gäste können sitzend dinieren, und wie viele passen stehend bei der Feier hinein? Die beiden unterscheiden sich deutlich: Ein Saal, in dem 80 Leute dinieren, fasst stehend oft 130 bis 150 Feiernde. Kennt ihr diese beiden Zahlen, wisst ihr genau, wie viele Tagesgäste (Dinner im Sitzen) und wie viele Abendgäste (Feier im Stehen) maximal dabei sein können.
Ihr wollt dazu ein komplettes Kostenbild? Rechnet eure Zahlen mit dem Hochzeitsbudget-Rechner durch oder lest unter Was kostet eine Hochzeit?, warum eure Gästeliste der größte Hebel für euer ganzes Budget ist.
- Klein und fein (bis 30 Gäste): eine Micro-Wedding, oft nur Tagesgäste, mit viel Platz pro Person und pro Euro.
- Klein (30–60 Gäste): engste Familie und gute Freunde, meist ohne eigene Abendliste.
- Durchschnittlich (60–120 Gäste): der Großteil der niederländischen Hochzeiten, mit klarer Trennung zwischen Tag und Abend.
- Groß (120+ Gäste): ein weiter Kreis, ein größeres Budget und eine Location, die stehend deutlich mehr Leute fasst als sitzend.
Die häufigsten Fehler bei der Gästeliste
Der meiste Stress mit der Gästeliste entsteht nicht durch die Menschen selbst, sondern durch eine Handvoll Fallen, in die fast jedes Paar tappt. Erkennt ihr sie rechtzeitig, spart ihr euch Wochen voller Aufwand und ein paar unangenehme Gespräche.
- Zu früh streichen. Ihr kürzt die Liste, bevor ihr eure Obergrenze kennt, und werft Leute runter, die gut gepasst hätten. Erst das Maximum festlegen, dann entscheiden.
- Die Begleitungsregel uneinheitlich anwenden. Bei der einen mit Begleitung, beim anderen ohne, und das ohne klaren Grund. Das ist die Quelle Nummer eins für verletzte Gefühle. Wählt eine Regel und bleibt dabei.
- Vergessen, die Kinder mitzuzählen. Sie brauchen einen Stuhl, ein Gedeck und manchmal eine Betreuung und zählen ganz normal zur Kapazität eurer Location.
- Die Abendliste zu spät erstellen. Paare stecken ihre ganze Energie in die Tagesgäste und denken erst in letzter Minute an die Abendgäste, sodass Namen vergessen werden und Einladungen zu spät rausgehen.
- Adressen und Angaben erst am Ende sammeln. Verstreute Adressen, E-Mails und Essenswünsche zusammenzusuchen, ist der größte Zeitfresser der ganzen Planung. Lasst eure Gäste das von Anfang an selbst eintragen.
- Die Liste zerstückelt führen. Ein bisschen im Kopf, ein bisschen in einem Gruppenchat, ein bisschen im Notizbuch: So gehen Namen verloren, und Leute werden doppelt oder gar nicht eingeladen. Führt eine zentrale Liste.
- Keine Absprachen mit den Eltern. Gerade wenn sie etwas beisteuern, möchten Eltern oft Leute hinzufügen. Sprecht vorher ab, wer wie viele Gäste einladen darf, dann vermeidet ihr eine unangenehme Verhandlung mittendrin.
Lasst eure Gäste die Liste selbst füllen: euer Dashboard füllt sich von allein
Bisher ging es darum, die Liste aufzustellen. Der eigentliche Zeitfresser kommt aber danach: nachhalten, wer kommt, Adressen sammeln, Essenswünsche erfassen, denen hinterherlaufen, die nicht antworten, und nach jeder Absage eure Zahlen für die Location aktualisieren. Mit Papierkarten und einer separaten Tabelle seid ihr damit wochenlang beschäftigt, und eure Liste stimmt nie ganz, wenn der Caterer anruft.
Mit einer Hochzeitswebsite von Lovitations müsst ihr diese Liste gar nicht selbst führen. Jeder Gast bekommt einen persönlichen RSVP-Link und trägt alles selbst ein: ob er kommt, mit wie vielen Personen, Essenswünsche, Allergien, ob er übernachtet. Euer Dashboard füllt sich währenddessen von allein: Tagesgäste, Abendgäste, Kinder und Begleitungen sauber gezählt und jederzeit aktuell. Keine Tabelle, kein Hinterhertelefonieren, keine Rechenfehler.
Genau die Angaben, die ihr im Zähler oben pro Gruppe seht, sammelt die Website automatisch für euch. Seht euch an, wie das auf der Hochzeitswebsite von Lovitations funktioniert: einen Link verschicken, und eure Gästeliste hält sich selbst aktuell.
Praktisch neben eurer Gästeliste
Die Liste berührt fast alles: die Kosten, die Tische und die Trauung. Diese kostenlosen Tools schließen direkt daran an.
Ratgeber Sitzordnung
Liste fertig? Dann die Tische. Tischformen, Faustregeln, wer neben wem sitzt, und ein Plan in sechs Schritten.
Zum Ratgeber Sitzordnung →Hochzeitsbudget-Rechner
Jeder Gast kostet Geld. Seht sofort, was eure Zahlen für Location, Catering und den Rest bedeuten.
Budget berechnen →Ratgeber Trauungs-Bestuhlung
Wie viele Stühle stellt ihr auf, und wer sitzt vorne? Alles zur Bestuhlung, drinnen und draußen.
Zum Ratgeber Trauung →Was kostet eine Hochzeit?
Die Studie hinter unseren Zahlen: was eine niederländische Hochzeit wirklich kostet, pro Kostenpunkt und pro Gast.
Zur Studie →Hochzeitswebsite
99 €einmalig
Lasst die Liste sich selbst füllen. Gäste geben online an, ob sie kommen, mit Essenswünschen, Menüwahl und Übernachtung. Tages- und Abendgäste bekommen jeweils ihre eigene Version, und ihr ladet alles als Datei herunter.
RSVP online stellenNoch ein paar Fragen zur Gästeliste
Eure Gästeliste, die sich selbst aktuell hält
Die Liste steht, die Zahlen stimmen. Lasst eure Gäste ab jetzt Zu- oder Absage, Essenswünsche und Begleitung selbst eintragen, dann füllt sich eure Übersicht von allein, ohne Tabelle und ohne Hinterhertelefonieren.